Diferența dintre digitalizare și digitizare

Dacă ești interesat de cum să îți modernizezi afacerea și cauți metode sau tehnologii prin care poți eficientiza departamentele importante, cu siguranță te-ai întâlnit deja cu 2 termeni aparent similari: digitalizare și digitizare. Poate ai verificat în dicționar ce înseamnă cei doi, însă fie definiția acestora este mult prea similară pentru a le putea distinge, fie absența exemplelor a făcut dificilă înțelegerea modului concret în care sunt ele folosite în mediul business și IT.

Deși cei doi termeni fac trimitere la procesul de modernizare, utilizarea lor diferă.

Digitizarea desemnează conversia datelor și a documentelor de la analog la digital.

Digitizarea este transformarea informației fizice, analoage (precum documente, fotografii, rapoarte, facturi, contracte etc.) într-un format care poate fi stocat și accesat de pe calculator, telefon, tabletă, stick USB, smart watch și alte dispozitive similare.

Scanarea unei fotografii și stocarea acesteia pe calculator (indiferent de format – jpg, png, jpeg etc.) este un proces de digitizare. Mai mult, transformarea documentelor în format PDF este unul dintre cele mai răspândite și cunoscute forme de digitizare.

Digitizarea documentelor nu înseamnă faptul că informațiile fizice, analoage, vor dispărea. În multe cazuri, acestea continuă să existe și să fie folosite concomitent. Spre exemplu, o companie poate alege să scaneze toate facturile și documentele de contabilitate, însă va păstra și documentele originale. Fiind stocate pe calculator, acestea vor deveni ușor de accesat oricând, de oriunde (chiar dacă managerul sau responsabilul nu este la birou).

Pe de altă parte, digitalizarea are un sens mai larg, cuprinzând în aria sa și metodele de digitizare.

Digitalizarea este convertirea proceselor dinspre manual spre automat.

Revenind la exemplul de mai sus legat de scanarea facturilor și a documentelor, simpla digitizare a acestora nu înseamnă că departamentul contabilitate a fost digitalizat.

Digitalizarea în acest caz ar putea însemna crearea unei baze de date care să cuprindă toate aceste fișiere și prin care angajații să poată organiza din doar câteva click-uri documentele în funcție de tipologie (facturi, chitanțe, documente urgente, documente cu termen de valabilitate limitat etc.), dată sau tip de accesibilitate (la unele documente pot avea acces toți angajații, iar la altele doar managerul sau contabilul).

Digitalizarea, de cele mai multe ori, nu înseamnă automatizare 100%. Fiind vorba despre procese, interacțiunea umană rămâne încă prezentă, însă în proporție mai mică. Digitalizarea proceselor manuale ale unei companii îi va ajuta pe angajați să fie mai eficienți, să aibă datele bine organizate și actualizate în funcție de exigențele legale, câștigând timp pentru a se asigura că serviciile și produsele companiei sunt mereu livrate la timp.

Digitizare

Definiție

Transformarea informației fizice, analoage într-un format care poate fi stocat și accesat de pe calculator, telefon, tabletă, stick USB, smart watch etc.

Exemplu

Scanarea și convertirea facturilor și a documentelor de contabilitate în format PDF.

Avantaje

✓ Oferă accesibilitate; ✓ Asigură faptul că documentele nu vor fi pierdute; ✓ Asigură o securitate sporită a documentelor individuale.

Digitalizare

Definiție

Convertirea proceselor dinspre manual spre automat.

Exemplu

Crearea unei platforme în care să fie organizate toate documentele PDF (sau orice alt format) ale departamentului contabilitate.

Avantaje

✓ Eficientizează procesele departamentului; ✓ Permite o bună organizare, atât a documentelor cât și a sarcinilor de lucru; ✓ Ajută angajații să câștige timp; ✓ Ajută angajații să fie mai eficienți; ✓ Elimină erorile umane; ✓ Asigură securitatea întregului departament.