Digitalizarea și 3 dintre provocările ei

Atunci când ai decis să faci următorul pas în business-ul tău prin adoptarea unor schimbări care să modernizeze și să automatizeze o parte din procesele sau task-urile cu care se înfruntă angajații zilnic, este posibil să te întâlnești cu o serie de provocări. Acestea pot părea la început dificil sau chiar imposibil de rezolvat, însă este important să nu uiți că orice problemă are și o soluție.

Iată câteva provocări care pot apărea pe parcurs sau chiar înainte de a începe să-ți digitalizezi afacerea și cum le poți soluționa:

1. 1. Absența unei viziuni concrete

   Fiind un proces care poate dura luni sau chiar ani, este important ca antreprenorii să aibă o viziune clară asupra obiectivelor pe care doresc să le atingă prin digitalizare. Un prim pas în această direcție îl reprezintă identificarea ariilor suprasolicitate ale companiei și a departamentelor care întâmpină dificultăți în a face față volumului de muncă. În cele mai multe cazuri, digitalizarea va începe din acest punct, având ca scop ușurarea procesului pentru ca angajații să livreze produse sau servicii la timp.

   Spre exemplu, departamentul administrativ poate fi prins cu nenumărate documente care trebuie constant indexate și arhivate. Mai mult, în planificarea evenimentelor sau a menținerii comunicării între membrii echipei, angajații se confruntă cu aplicații învechite, care pot genera erori și îngreuna îndeplinirea sarcinilor de lucru. În astfel de cazuri, digitalizarea poate începe prin reducerea daunelor cauzate de un sistem ineficient prin găsirea unor soluții tehnice care să corespundă nevoilor echipei.

   Soluție: Discută cu angajații și identifică în mod punctual ariile care au nevoie de modernizare. În găsirea posibilelor soluții pentru acestea te pot ajuta angajații, dar și partenerul IT, care deține suficientă informație și experiență pentru a te ajuta să întocmești un plan eficient pe termen lung.

2. 2. Bugetul

   Lipsa unui buget specific alocat digitalizării poate fi principalul impediment în a începe acest proces, mulți antreprenori recunoscând meritele digitalizării, dar nedorind să dedice prea multe resurse acesteia. Această provocare poate fi legată de absența unei viziuni concrete, pentru că fără a stabili clar care sunt ariile care au nevoie de îmbunătățiri în cadrul business-ului este dificil să fie analizat impactul benefic din punct de vedere financiar pe care digitalizarea îl va avea pe termen lung pentru companie.

   Spre exemplu, decizia de a deschide un magazin online poate fi una dificilă, însă prin reducerea costurilor unui magazin fizic și prin posibilitatea de a ajunge la clienți din toate zonele țării, profitabilitatea poate crește considerabil.

   Soluție: O soluție de care profită mulți antreprenori o reprezintă accesarea fondurilor europene. Acestea pot oferi un sprijin financiar consistent care să te ajute să îți pui în practică viziunea. Află mai multe despre fondurile europene pentru digitalizare aici.

3. 3. Rezistență împotriva schimbării din partea echipei

   Pentru ca angajații să folosească noile aplicații sau proceduri ale companiei, antreprenorii trebuie să se asigure că acestea corespund nevoilor echipei. Mai mult, implementarea treptată a schimbărilor poate fi un factor important, permițându-le angajaților să se obișnuiască cu ceea ce este nou.

   În exemplul de mai devreme din cadrul departamentului administrativ, este important ca antreprenorii să discute deschis cu angajații și să identifice punctual fiecare problemă. Apoi, împreună cu aceștia se pot găsi sugestii de soluții care îi pot ajuta. Antreprenorii pot afla de la angajați ce tip de aplicații vor fi eficiente și cum pot fi acestea implementate. Astfel, produsele pe care angajații trebuie să le utilizeze vor fi personalizate nevoilor acestora și ei nu vor mai resimți utilizarea platformei ca o îndatorire care le consumă timpul, ci ca pe un sprijin care îi ajută să finalizeze cu ușurință și la timp toate task-urile.

   Soluție: Discută deschis cu angajații despre problemele cu care se confruntă și ascultă care sunt sugestiile acestora. Împreună cu partenerul IT puteți găsi soluții specifice care să îmbunătățească modul de lucru al întregii echipe fără ca angajații să fie copleșiți de schimbări.